El caso de los pagos por adelantado

En el contexto de ciertas operaciones mercantiles, puede ser habitual emitir una factura de adelanto. Pero en ciertos casos se determina que la factura va a ser única (tras la entrega o prestación del servicio) y, no obstante, se requiere de un adelanto que debe controlarse en la cartera de efectos vinculada a la factura.

Dificultad técnica y normativa

La problemática deriva de la dificultad de cumplir con los requerimientos de inalterabilidad y trazabilidad, que en la mayoría de los casos devienen en que el software opte por una implementación de estados de factura que incluya el concepto de borrador de factura con una numeración provisional. De esta forma los efectos quedarían vinculados a la factura en borrador que sólo en el momento de la emisión adquiriría su número y fecha de emisión definitivos.

Cobros domiciliados y fechas problemáticas

Otra casuística que puede provocar fricciones es el caso de los cobros domiciliados en casos muy concretos. Si la fecha habitual de emisión y cobro de una factura periódica es el día 1 de cada mes, pero por motivos vacacionales no va a ser posible realizar dicha gestión en esa fecha, se debería poder parametrizar el sistema para permitir generar el efecto de cobro y la remesa con antelación, indicando como fecha de cobro el día 1, y posteriormente, cuando se pueda emitir la factura (por ejemplo, el día 15) estableciendo en la misma como fecha de operación el día 1.

Se debe incidir en la diferenciación de la fecha de emisión (la real de emisión de la factura) y la de fecha de operación, que puede ser anterior y se consideraría a efectos contables como la fecha de devengo.

La casuística descrita cobra relevancia en la gestión patrimonial de contratos de alquiler de inmuebles.

Por qué importan estas consideraciones

Si bien los casos expuesto puede resultar intuitivos, su implementación entraña cierta dificultad, y requiere de la experiencia necesaria para adelantarse a la problemática y realizar un diseño adecuado. Antes de elegir un ERP o software de facturación, conviene verificar si realmente aborda correctamente esta casuística.

La solución en VortexERP

En VortexERP hemos hecho un gran esfuerzo por contemplar este y otros casos para que la experiencia de usuario no se vea mermada por el cumplimiento normativo. Contacta con nosotros para conocer en detalle cómo lo hacemos.

¿Qué es Verifactu y cómo afecta a las empresas patrimonialistas?

El sistema Verifactu es la nueva normativa española que regula la remisión automática de la facturación a la Agencia Tributaria (AEAT). Su objetivo es aumentar la transparencia, reducir el fraude y garantizar la validez de los registros contables. Para las empresas patrimonialistas, esto supone adaptar sus procesos de facturación a una plataforma que cumpla con requisitos estrictos de:

• Generación automática y segura de facturas.
• Remisión en tiempo real a la AEAT.
• Garantía de integridad, conservación y trazabilidad de los datos.

Sin un software adecuado, la gestión manual o con sistemas no adaptados puede convertirse en un foco de incumplimiento, con el consiguiente riesgo de sanciones.

Ventajas de un software patrimonial especializado

Adoptar una solución como la de www.softwarepatrimonial.com aporta múltiples beneficios, tanto a nivel operativo como estratégico:

1. Cumplimiento normativo garantizado: el software está preparado para la integración con Verifactu y adaptado a los próximos requerimientos de la facturación electrónica.
2. Gestión integral de inmuebles: centraliza la información de arrendamientos, contratos, rentas, vencimientos y documentación fiscal.
3. Automatización de procesos: elimina tareas manuales repetitivas, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
4. Escalabilidad: preparado para crecer junto con la cartera patrimonial de la empresa, sin necesidad de migraciones complejas.
5. Transparencia y seguridad: gracias a la trazabilidad de cada operación, se asegura la validez de los datos ante la administración y auditorías.

Preparación para la facturación electrónica obligatoria

La facturación electrónica será obligatoria en España en los próximos años, en línea con la directiva europea. Esto implicará que todas las empresas deberán emitir y recibir facturas en formato electrónico homologado. Para las patrimonialistas, que manejan un alto volumen de transacciones vinculadas a arrendamientos y servicios asociados, contar con un software adaptado a esta normativa es fundamental para no quedarse atrás.

www.softwarepatrimonial.com ya integra funcionalidades que permiten anticiparse a este cambio, facilitando la transición y garantizando que las empresas patrimonialistas estén siempre al día.

Conclusión

El uso de un software especializado en gestión patrimonial no solo optimiza la administración de inmuebles, sino que también se convierte en un requisito imprescindible para cumplir con las nuevas exigencias fiscales en España. Adaptarse al sistema Verifactu y a la futura facturación electrónica dejará de ser un problema si se cuenta con una herramienta fiable, segura y actualizada.

Las empresas patrimonialistas que apuesten por soluciones como las de www.softwarepatrimonial.com estarán mejor preparadas para afrontar los cambios regulatorios y maximizar la eficiencia en su gestión inmobiliaria.

¿Cuál será la fecha definitiva?

No se puede saber a ciencia cierta, pero a tenor de lo anterior, parece poco probable que se pueda mantener dicha fecha. Nuestra experiencia con TicketBAI (el sistema homólogo en el País Vasco) estuvo plagada de sucesivos retrasos en su aplicación por parte de cada una de las tres haciendas forales (cada una implementó su sistema), y si bien Verifactu parece contar con un diseño funcional y de arquitectura del servicio más maduro, suponiendo que se publicara la OM a la vuelta del verano, los nueve meses de margen para su implementación vendrían a coincidir más o menos con la fecha inicial de julio de 2025 para las pymes y autónomos. Se abren por tanto apuestas. ¿Sufrirá dicha fecha un retraso? Parece más que probable.

El pasado 5 de diciembre se aprobó el Real Decreto 1007/2023 que establece los requisitos técnicos que los sistemas software de facturación deben implementar para cumplir la llamada Ley Antifraude. Las especificaciones técnicas siguen, no obstante, pendientes de publicación. Es un reglamento muy exigente con requerimientos similares a los que ya se han implantado en la mayoría de los países de nuestro entorno, y especialmente parecido al de TicketBAI, puesto en marcha en el País Vasco. Va a suponer la remisión de las facturas en tiempo real a través del sistema Verifactu para garantizar la inalterabilidad y trazabilidad del proceso de facturación.

Dado que en las semanas anteriores hubo un seminario en el que se trató, tanto la inminente aplicación de este RD, como el de facturación electrónica (distintas leyes y distintos ministerios), vamos a ver de forma resumida en qué forma nos afecta cada una de estas leyes y proyectos ya que, salvo sorpresa de última hora, parece cumplirse el peor escenario, que no es otro que la obligatoriedad de implementar dos sistemas distintos para hacer cosas muy parecidas. Para no perdernos, consideremos el siguiente glosario:

• SIF: Sistemas Informáticos de Facturación y Factura Electrónica.
• Verifactu: Aquellos SIF con capacidad de informar en tiempo real a la AEAT el registro de las facturas en tiempo real siguiendo una serie de requerimientos técnicos. Se usará un documento de intercambio xml normalizado, similar al de TicketBai y SII.
• SPFE: Solución Pública de Facturación Electrónica.
• Facturae: Formato de intercambio de factura electrónica que hasta la fecha sólo era obligatorio para la remisión de facturas a la administración pública a través del FACE, y que probablemente será utilizado para la comunicación B2B a través del SPFE.

Veamos de forma muy resumida los aspectos más significativos de cada proyecto, ya que como hemos adelantado, son dos y en ciertos aspectos convergentes.

Proyecto SIF y Verifactu

• Es consecuencia del RD 1007/2023 aprobado el pasado 5 de diciembre.
• Las especificaciones técnicas están pendientes de publicar (hay un borrador en beta con fecha 2022-06-21).
• Si bien el sistema se parece mucho a TicketBai, hay una diferencia sustancial, y es que tendremos dos escenarios opcionales y excluyentes entre sí:
  1. Las facturas se notifican en tiempo real a la Agencia Tributaria, cumpliéndose de facto los requerimientos de inalterabilidad.
  2. Alternativamente, las facturas se firman digitalmente y se almacenan sin notificar. En este caso los requerimientos de trazabilidad, así como la responsabilidad del fabricante en garantizar la inalterabilidad de la información es máxima, hasta el punto de resultar muy complicado pues explícitamente se indica que el software debe ser capaz de detectar cambios no permitidos y avisar de los mismos. En este caso la AEAT podría exigir la remisión electrónica de las facturas en un momento dado y la probabilidad de inspección será mayor.
• Los obligados tributarios deberán tener operativos sus sistemas informáticos de acuerdo al reglamento antes del 1 de julio de 2025.
• Los fabricantes de software y la propia administración pública, contamos con un máximo de 9 meses para implementar los requerimientos. Si nos basamos en la experiencia TicketBai, este plazo se antoja poco realista.
• Se publica una dirección email para consultas técnicas -> verifactu@correo.aeat.es

RD Factura Electrónica (Artículo 12 de la Ley 18/2022)

• Es consecuencia de la denominada Ley Crea y Crece.
• SPFE: Básicamente va a ser la plataforma a la cual comunicar facturas B2B (entre empresarios y profesionales) y el estado de las mismas. Es decir:
  1. El emisor entregará la factura en formato facturae.
  2. El receptor recibirá la factura consultando el SPFE.
  3. El receptor deberá comunicar el SPFE la transacción de pago del o los efectos de pago la factura tan pronto como se lleven a cabo.
  4. El emisor consultará el SPFE para obtener los estados del o los efectos de cobro de la factura.
• Facturae vs UBL: Son archivos normalizados xml para el intercambio de información de una factura. El UBL es un estándar internacional para el intercambio de facturas que ha cogido peso en toda Europa así como en las redes de intercambio Peppol. El formato facturae es exclusivo del estado español. Dado que se insiste en usar este último, las redes de intercambio tendrán que realizar transformaciones entre ambos sistemas por lo que se pierde la ocasión de unificación.
• Está pendiente la publicación de los requerimientos técnicos y especificación de los mismos.

Recursos de interés:

• Borrador de especificaciones técnicas SIF y verifactu.
• Diapositivas del seminario del 6/11/23 sobre el estado de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF, incluye Verifactu)y Factura Electrónica.
• Preguntas y respuestas del seminario.

Nuestras soluciones de gestión empresarial ERP, así como nuestro software de gestión de inmuebles para empresas patrimonialistas, cumplen con la normativa establecida por la Ley Antifraude, y están en proceso de adaptación a los nuevos requerimientos técnicos para la comunicación de facturas a través del sistema verifactu.

]]> https://www.vortexevolution.es/verifactu-ley-antifraude-crea-y-crece/ Tue, 08 Nov 2022 08:08:00 +0000 https://vortexevolution.es/2022/11/08/verifactu-ley-antifraude-crea-y-crece/ Ley Crea y Crece, ley Antifraude, verifactu... esto es confuso, ¿en qué me afectará a la hora de facturar?
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*Actualización y nota importante.

Recientemente ha sido aprobado el nuevo reglamento de facturación, del cual hemos dado cuenta en el presente blog, y que supone un cambio importante en algunas de las asunciones que realizábamos en el presente artículo. Ante el nuevo reglamento debemos avisar que habrá necesidad de adaptación por parte de todos los sistemas de facturación antes del 1 de julio de 2025, y que los requerimientos de facturación electrónica van a resultar mucho más exigentes y concretos, por lo que queda obsoleta la consideración de factura electrónica que hasta la publicación del actual reglamente se hacía.

Continúa, artículo original…

Salvo que tu software de gestión tenga una gran deuda técnica, la respuesta es no.

Hemos preferido ir al grano, habida cuenta de que ambas leyes están creando cierto estado de confusión, y observamos que con frecuencia partes interesadas no despejan dudas fundamentales en aras de poder pescar en río revuelto. Y sí, también a nosotros nos gustaría pescar, pero en aguas más claras.

Ley Crea y Crece

La conocida como «Ley Crea y Crece» entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Destinada estimular la creación y crecimiento de empresas, obliga a empresas y autónomos a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas. Pero, ¿significa esto que mi software debe poder emitir y recibir en el estándar facturae u otro formato estructurado, tal y como se requiere cuando se factura a la administración pública?. La respuesta, en contra de lo que muchos piensan, es no. Si tu software es capaz de generar una factura en formato pdf (formato electrónico no estructurado), idealmente firmarlo electrónicamente (recomendable pero no imprescindible), y enviarlo por email u otros canales electrónicos, entonces tu software cumple con esta ley. Si quieres ampliar detalles, recomendamos la lectura de este artículo de Iberley.

Lógicamente, cuantas más prestaciones ofrezca tu software en este sentido mejor, pero quizá se haya alimentado la impresión de que esta ley podría suponer una revolución, obligando a muchos a jubilar aquellas aplicaciones que no fueran capaces de facturar en formato facturae, cuando no es así. Dejémosle ese honor a la siguiente ley en el menú del día.

Ley Antifraude

Aquí sí habrá que sacar la lupa y poner el foco sobre aquellas soluciones obsoletas que no tengan suficiente capacidad técnica para adaptarse a los exigentes requerimientos de esta ley. Adelantamos, no obstante, que la mayoría de los fabricantes de software serán capaces de hacerlo, pero si tu solución carece de soporte deberías empezar a preocuparte.

Centrados en lo que ahora mismo nos atañe, esta ley sí va a suponer un gran salto. Su borrador, pendiente de aprobación, alude a una serie de requerimientos similares a los que ya se han implantado en la mayoría de los países de nuestro entorno, y resulta especialmente parecido al de TicketBAI, puesto en marcha en el País Vasco en lo que ya en su momento se consideraba la antesala de su equivalente a nivel nacional, llamado VeriFactu.

Como seguramente habrás imaginado, el espíritu de esta ley tiene como objetivo impedir el fraude en operaciones comerciales e incrementar la recaudación. Un interesante precedente fue el sistema SII (Suministro Inmediato de Información), que orientado a mediana y gran empresa pronto tuvo como consecuencia un notable incremento en la recaudación. La nueva Ley aspira a conseguir incluso mejores resultados poniendo el foco esta vez en pymes y autónomos. Para ello obligará a los fabricantes de software a implementar una serie de controles orientados a limitar desde el propio software la posibilidad de llevar una doble contabilidad, incrementar la trazabilidad de todas las operaciones de generación y emisión de la factura, garantizar la inalterabilidad de la factura una vez emitida, y fomentar su remisión en tiempo real a la administración pública. Esto impactará en mayor o menor medida en los procesos habituales de facturación y va a requerir de un esfuerzo significativo de adaptación.

En principio está prevista su obligatoriedad para la segunda mitad de 2024, motivo por el que pequeñas empresas y autónomos no deberían dejar pasar la oportunidad que ofrecen las ayudas de Kit Digtial para implantar un software de gestión empresarial moderno capaz de adaptarse a los requerimientos legislativos presentes y futuros.

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