El caso de los pagos por adelantado

En el contexto de ciertas operaciones mercantiles, puede ser habitual emitir una factura de adelanto. Pero en ciertos casos se determina que la factura va a ser única (tras la entrega o prestación del servicio) y, no obstante, se requiere de un adelanto que debe controlarse en la cartera de efectos vinculada a la factura.

Dificultad técnica y normativa

La problemática deriva de la dificultad de cumplir con los requerimientos de inalterabilidad y trazabilidad, que en la mayoría de los casos devienen en que el software opte por una implementación de estados de factura que incluya el concepto de borrador de factura con una numeración provisional. De esta forma los efectos quedarían vinculados a la factura en borrador que sólo en el momento de la emisión adquiriría su número y fecha de emisión definitivos.

Cobros domiciliados y fechas problemáticas

Otra casuística que puede provocar fricciones es el caso de los cobros domiciliados en casos muy concretos. Si la fecha habitual de emisión y cobro de una factura periódica es el día 1 de cada mes, pero por motivos vacacionales no va a ser posible realizar dicha gestión en esa fecha, se debería poder parametrizar el sistema para permitir generar el efecto de cobro y la remesa con antelación, indicando como fecha de cobro el día 1, y posteriormente, cuando se pueda emitir la factura (por ejemplo, el día 15) estableciendo en la misma como fecha de operación el día 1.

Se debe incidir en la diferenciación de la fecha de emisión (la real de emisión de la factura) y la de fecha de operación, que puede ser anterior y se consideraría a efectos contables como la fecha de devengo.

La casuística descrita cobra relevancia en la gestión patrimonial de contratos de alquiler de inmuebles.

Por qué importan estas consideraciones

Si bien los casos expuesto puede resultar intuitivos, su implementación entraña cierta dificultad, y requiere de la experiencia necesaria para adelantarse a la problemática y realizar un diseño adecuado. Antes de elegir un ERP o software de facturación, conviene verificar si realmente aborda correctamente esta casuística.

La solución en VortexERP

En VortexERP hemos hecho un gran esfuerzo por contemplar este y otros casos para que la experiencia de usuario no se vea mermada por el cumplimiento normativo. Contacta con nosotros para conocer en detalle cómo lo hacemos.