Llegados a este punto lo más recomendable es utilizar un software de gestión sectorial que contemple las casuísticas de este sector. Precisamente para dar respuesta a esta problemática hemos creado un software para la gestión de activos inmobiliarios utilizando como base los sólidos cimientos de VortexERP.

Hay una serie de aspectos básicos transversales a cualquier del sector que merece destacar, ya que Vortex permite:

• Consolidar la información en una base de datos única evitando las islas de información.
• Unificar los flujos empresariales clave en una misma herramienta, ya sean comerciales (CRM), de gestión específica, administrativos o contables.
• Implementar métricas y analíticas que utilicen orígenes de datos consolidados. Si hemos seguido los puntos anteriores y disponemos de una solución ERP monolítica, toda la información estará consolidada y normalizada en una única base de datos.
• Velar por el correcto respaldo (backup) de la información, idealmente externalizando una copia.

Respecto a flujos característicos de la gestión de patrimonio inmobiliario, VortexERP permite llevar a cabo de forma óptima:

• Registrar y clasificar los inmuebles según su tipología, identificando su equipamiento y recursos asociados.
• Unifica en la propia ficha del inmueble toda la información y flujos principales: inquilinos, contratos de alquiler, precios del inmueble, agenda, oportunidades, incidencias, gestión documental, etc
• Definir los contratos de alquiler, su contenido, periodicidad, condiciones económicas, renovaciones, estado, resumen económico, y acceso rápido a la ficha del inmueble y la ficha del inquilino/cliente. Y disponer de la misma información accesible desde la propia fiche del inquilino/cliente (sus contratos, inmuebles, CRM, notas, etc).
• Poder identificar fácilmente los contratos con próximo vencimiento, o incluso en el caso de la plataforma avanzada, definir alertas automáticas y ajustar los criterios que disparan los avisos.
• Automatizar la generación de las facturas en base a las condiciones de los contratos, así como la generación de la remesa SEPA para subirla al banco y realizar el cargo.
• Consultar análisis de rentabilidad personalizables en base al registro de gastos y ventas (totales, por inmueble, por edificio, segmentado por zonas, etc).
• Gestionar las oportunidades comerciales (CRM) vinculando las solicitudes de los comerciales con los inmuebles susceptibles de alquilar y realizando un seguimiento de la oportunidad y actividades vinculadas.
• Gestionar las finanzas gracias al módulo de contabilidad integrado que además de generar automáticamente los asientos (según se registran las compras y se emiten facturas) permite automatizar en buena medida la conciliación bancaria importando el fichero n43. Así mismo, gestionar el cuadro de amortizaciones y generar fácilmente el modelo 347.

No resulta menos importante dónde y cómo desplegar la solución. En este sentido Vortex es un ERP todoterreno que ofrece todo tipo de facilidades:

• En la oficina, utilizando infraestructura propia. Esta modalidad, conocida como on-premise, queda cubierta con la versión windows de VortexERP, comercializada tanto mediante la adquisición de licencias como mediante una suscripción SaaS de servicios.
• En la nube, delegando la infraestructura al proveedor. En este caso VortexERP dispone de una versión web cloud comercializada como suscripción SaaS que se ejecuta en nuestra propia infraestructura en la nube, precisándose sólo un navegador web para poder acceder.
• Despliegue híbrido: Vortex permite instalar la versión de escritorio windows en la oficina del cliente y replicar la base de datos contra una instancia web en la nube, permitiendo a delegaciones y usuarios remoto trabajar sin instalar la aplicación.

Si necesita un software para la gestión patrimonial de tus activos inmobiliarios, VortexERP puede ser la solución que está buscando. Si ya trabaja con otras soluciones, comprobará que somos una excelente alternativa. Y si su organización es una gran empresa con flujos específicos que requiere personalizaciones, debe saber que el core de Vortex y su plataforma avanzada permiten distintos grados de personalización e implementación equiparable al desarrollo a medida.

Tener una herramienta que haga este trabajo por tí puede ser un sueño para cualquiera que se tenga que encargar de repasar las facturas emitidas a sus clientes, analizar si superan el importe mínimo para ser declarado, ver qué conceptos dentro de cada factura se corresponden al alquiler de cada uno de los inmuebles que tienen posibilidad de ser arrendados, y en tal caso indicar determinados datos como su referencia catastral, situación del inmueble, dirección, e importe anual del arrendamiento para el cliente en cuestión.

Con Vortex todo esto es posible (vea cómo hacerlo), y no es necesario esperar al temido día para revisar los datos y preparar el modelo 347. A medida que se va generando la facturación automática en el ejercicio a través de los contratos de bienes en alquiler, esta información se va recopilando en el sistema. Esto permite analizar en cada momento cómo va la gestión de dichos bienes arrendados, no sólo para estar preparados para cuando llegue el momento de enfrentarse al modelo, que también, sino para llevar un seguimiento del rendimiento de cada activo, asunto que no es menos importante.

Y no sólo se puede ir acumulando dicha información a partir de contratos de alquiler de los bienes arrendados, también se puede dar el caso de tener activos que se alquilan por horas, jornadas, etc, que no requieren de un contrato con una facturación automática y de los cuales sin embargo sí se precisa llevar un control de los importes facturados. Esto es igualmente muy sencillo de gestionar. Bastará indicar en la línea de detalle de la factura que el concepto en cuestión es relativo al alquiler del inmueble. De lo demás se encargará Vortex que irá acumulando el importe correspondiente al arrendamiento del activo por cliente.

Por tanto, si en la ficha de cada inmueble se ha rellenado las características específicas como su referencia catastral, dirección y situación entre otras, llegada la fecha, inmediatamente y sin esfuerzo tendrá su modelo 347 listo para ser revisado y enviado a la Agencia Tributaria, teniendo la completa seguridad de no haber cometido ningún error en los sumatorios ni en la recopilación de información, y pudiendo focalizar sus esfuerzos en otras cuestiones que sí aporten valor.

Si deseas saber más, visita nuestra web dedicada a software de gestión parimonial y descubre cómo optimizar tu trabajo.

^{* Imagen adaptada del original con licencia Creative Commons}